Помощен център

Първи стъпки

Добре дошли в ръководството за потребителя на DocServant Platform. DocServant използва съвременен изкуствен интелект, за да преобразува неструктурирани документи (като фактури, банкови извлечения, договори, касови бележки и отчети) в структурирани, чисти таблични данни.

Как работи

Типичният жизнен цикъл на извличане в платформата DocServant се състои от три основни стъпки:

1. Създайте шаблон: Дефинирайте плана или схемата на изходните данни, които искате да извлечете. Можете да конфигурирате отделни обекти (като листове в Excel документ) и полета (с инструкции, типове и описания).
2. Изпълнете извличане: Качете файловете си (PDF, Word документи или изображения) и изберете съответния шаблон. DocServant обработва файловете асинхронно, за да извлече информация, която точно съответства на вашата схема.
3. Експортирайте данните: Прегледайте извлечените резултати в таблото. Проверете точността и експортирайте данните директно като Excel работна книга (`.xlsx`) или CSV файл.

Шаблони

Шаблонът е дефиниран от потребителя план, който определя структурата на данните, които искате DocServant да извлече. Като дефинирате обекти и полета, вие указвате на AI точно каква информация да намери и как да я форматира.

Основна конфигурация на шаблона

При конфигуриране на шаблон можете да персонализирате начина, по който се обработват извличанията:

• Режим на изход: Изберете между Combined (по подразбиране) или Single. Combined обединява резултатите от всички документи в един консолидиран лист. Single генерира отделни резултати за всеки документ.
• Запазване на данни: Включете тази опция, за да запазите оригиналните файлове за преглед на документите. Изключете я, за да се изтриват файловете автоматично от сървъра след приключване на извличането (идеално при строги изисквания за поверителност).
• Общи инструкции: Задайте общ контекст на AI модела, например езика на документа, предпочитания за форматиране или специфични правила за терминология.

Процесът на създаване на шаблон в детайли

Ръчна настройка на шаблон

Ръчното създаване на шаблон ви дава максимален контрол. Първо добавете обект (например `Invoices` или `Line Items`). В рамките на всеки обект добавете полета:

• Име на полето: Кратко описание (например `Invoice Number`, `Total Amount`).
• Тип на полето: Укажете на AI типа на данните. Например тип „дата“ налага формат ISO-8601, а числов тип премахва символите на валутите.
• Описание / инструкция на полето: Директен промпт, който казва на AI къде да намери данните или как да ги интерпретира. Например: „Извлечи общата сума на фактурата преди данъци, обикновено обозначена като Subtotal.“

Настройка при качване на XLS шаблон

Ако вече имате шаблон за отчети в Excel, качването му е най-бързият начин да започнете. DocServant разчита структурата на работната книга:

След качването можете да прецизирате генерираните инструкции и да коригирате типовете данни, за да постигнете оптимална точност на извличането.

Изпълнение на извличане

След като сте създали шаблон, сте готови да изпълнявате извличания. DocServant обработва файловете ви асинхронно и форматира изходните данни според схемата на вашия шаблон.

Подаване на задача за извличане

За да подадете документ за извличане през уеб интерфейса:

1. Отидете в секцията Runs или Extraction в страничното меню на таблото.
2. Изберете шаблона, който искате да използвате, от падащия списък.
3. Щракнете върху зоната за качване или плъзнете и пуснете файловете си. Можете да качите няколко файла, за да бъдат обработени паралелно.
4. Конфигурирайте евентуални изключения (например задаване на конкретен output_mode или изключване на запазването на данни).
5. Щракнете върху Run Extraction, за да подадете задачата.

Поддържани файлови формати и указания

DocServant поддържа голямо разнообразие от формати за извличане. За най-добри резултати следвайте тези указания за качество:

Проследяване и експортиране на резултатите

След подаването задачата ви за извличане се появява в таблицата Run History. Можете да следите напредъка в реално време, докато статусът се променя от pending или processing към completed или failed.

След като изпълнението завърши:

• Отварянето на детайлите за изпълнението показва интерактивна таблица и електронна таблица редом с вашия документ. Можете да посочите стойност в клетка, за да видите извлечените резултати, подравнени с визуалния преглед.
• Използвайте бутона Export в горния десен ъгъл на страницата на изпълнението, за да изтеглите резултатите.

Справочни данни

Справочните данни ви позволяват да качвате собствени набори от данни (например продуктови каталози, списъци с клиенти, списъци с доставчици или вътрешни кодови таблици) и да ги използвате за валидиране, съпоставяне и обогатяване на резултатите от AI извличането.

Какво представляват справочните данни?

В много работни процеси директното извличане на текст не е достатъчно. Може да се наложи да проверите дали извлечен доставчик съответства на запис в база данни или да съпоставите неформално име на продукт от касова бележка с официален SKU. Справочните данни запълват тази празнина, като ви позволяват да заявявате качените си записи директно в промптовете за извличане.

Създаване и управление на набори от данни

За да качите справочните си данни:

1. Отидете в Reference Data в страничното меню на таблото.
2. Щракнете върху New Dataset, за да отворите съветника за създаване.
3. Дефинирайте основните полета на схемата (например `SKU`, `Product Name`, `Unit Price`).
4. Качете записите си чрез CSV импорт или добавете отделни редове ръчно директно в интерфейса.

Заявки към набори от данни с Query Builder

След като набор от данни е активен, можете да го свържете с поле в шаблон. Това ви позволява да пишете справочни заявки чрез Query Builder:

Разрешаване на справката и връщано поле

Когато заявка съвпадне с един или повече записа в набора ви от данни, вие задавате връщано поле (например `SKU` или `Internal Code`). DocServant ще замени необработената извлечена стойност в крайната таблица или JSON резултат с връщаното поле на съвпадналия запис. Това премахва ръчното търсене в каталози и стъпките за последваща обработка.

Добри практики

Оптимизирайте успеха на извличанията, повишете точността и управлявайте сигурността на работното си пространство, като прилагате тези указания при създаване на шаблони и изпълнение на задачи.

1. Форматиране на инструкциите за полета (prompt engineering)

AI чете инструкциите за полетата като директни указания. Ясните и конкретни промптове водят до значително по-висока точност:

2. Работа с шаблони с много страници и много листове

Когато работите със сложни документи с вложени списъци или повтарящи се таблици:

• Отделни обекти: Дефинирайте отделен обект в шаблона за всяка уникална колекция. Например поставете общите метаданни на фактурата (номер, дата) в един обект, а списъка с редове за артикулите — в друг.
• Последователни дефиниции на редовете: При таблици с редове за артикули поддържайте полетата прости (например `Description`, `Quantity`, `Price`). Оставете AI да свърши тежката работа по съпоставянето ред по ред.

3. Поверителност и сигурност на данните

Ако вашата организация обработва чувствителна информация (например медицински записи, лични данни (PII) или конфиденциална финансова информация):

4. Чести проблеми и решения

Контакт / Поддръжка

Ако не сте намерили отговора, който търсите, или срещнете проблеми с платформата или несъответствия във фактурирането, свържете се с нашите канали за поддръжка.